Оглавление:
При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год. Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов.
Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:
Важно На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.Выполнение работ – в течение года.
При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения. Работу проводят на основании .
Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.
Должностная инструкция сотрудника, ответственного за архив предприятия, должна содержать информацию о видах осуществляемых им работ, а также его права и обязанности. Архивные документы организации, как правило, хранятся в специально приспособленных для этого помещениях, оборудованных в соответствии с нормативными требованиями.
Небольшие организации, в которых в течение года образуется лишь небольшое количество дел, архивные документы могут храниться в том же помещении, где располагается служба делопроизводства, однако в металлическом шкафу, который не только запирается, но и может быть опечатан.
1.2.
4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей — составляются по инициативе государственного архивов.
5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал). 5. В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.
Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение. Работа ведется на основании . Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г.
№ 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.
В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности. Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям. В маленьких организациях, где образуется немного дел в год, рассмотрите вариант хранения архивных документов непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.
Учетные документы архива организации
Архив и склад – это не одно и то же.
Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.
В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года.
Учет документов – это важная функция работы архива.
Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение.
2. Создание материально-технической базы учреждения с учетом современных требований к организации деятельности архива.
Регламент работы. Общий регламент работы определяется внутренним трудовым распорядком и режимом работы учреждения и работников.
(Приложение №1 и 2) Сетевой план. Содержание Мероприятия Срок Результат 1.Создание нормативно-правовой базы учреждения 1.1. номенклатура дел 1.2. годовой план 1.3.
книги приказов по основной деятельности и личному составу 1.4. должностные инструкции 1.5. устав учреждения 1.6. правила внутреннего трудового
Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.
Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА).
К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др. Выполнение работ – в течение года. Комплектование архива Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др.
Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.
В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года.
Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:
Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны.
Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах. Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах.
Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия — предшественника.
Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия. Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия: · центральные архивы федеральных органов власти; · центральные отраслевые архивы; · совместные архивы. Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут временно храниться за пределами предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения.