Оглавление:
Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело, внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.
По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска (рис. 18.4). Рис. 18.4. Пример внутренней описи единицы хранения на CD-диске В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом.
Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п.
4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:
■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила).
Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.
Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст.
51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения)
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
ЛИСТ ЗАМЕСТИТЕЛЬ С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов
в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года» Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку.
Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.
См. статью «Новые правила работы архивов: что изменилось?» Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:
Именно такой подход
Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги.
При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, однако, убирать вышеперечисленные графы нельзя.
Но понятие «личное дело» является устоявшимся и такие дела ведутся на предприятиях любой формы собственности.
Это удобный и рациональный способ сформировать единый пакет документов, объединенный общим назначение — полные и достоверные сведения о всех фактах трудовой биографии данного работника,.
Посредством описи эти документы в установленном в документоведении порядке нумеруются, классифицируются и индексируются. Это позволяет при последующем хранении учесть каждый документ, срок хранения которого превышает 10 лет.
Если на предприятии утверждена централизованная , то формирование дел осуществляется исключительно службой ДОУ.
Если утверждена смешанная форма делопроизводства, то данная работа проводится самостоятельно каждым структурным подразделением под общим руководством службы ДОУ. Соблюдение единого стандарта оформления дел достигается благодаря следованию ряду общих правил, суть которых сводится к следующему: В одну папку собираются деловые бумаги, датированные одним и тем же годом. Данное правило не касается , дел судебного производства, а также документов выборных органов и учебных заведений.
Когда данный вопрос будет закрыт или по истечении календарного
как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки.
Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов. Составление остается на усмотрение фирмы.