Оглавление:
Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее. Важно: вопрос, стоит ли сшивать сдвоенные листы, остаётся до конца не выясненным.
Обычно ответственный сотрудник сам решает, каким способом сшить документ, если только в его организации не существует специального регламента, которого необходимо придерживаться.
Информацию о технике выполнения прошивки можно почерпнуть из приказа Росархива о «Делопроизводстве и архивном деле». Перед тем, как скрепить документы, их надо подготовить к данной процедуре.
В первую очередь, на бумагу наносятся отверстия.
Расположение проколов должно быть строго вертикальным. В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом. В случае работы с большой стопкой бумаг, используют дырокол.
Наклейка представляет собой вырезанный ножницами из обычной офисной бумаги прямоугольник с размерами примерно 4 на 5 — 6 см.
Применение многолистовых документов Многолистовые отчеты, в частности, используются для предоставления в налоговые органы.
Внимание В данном случае, документ скрепляется печатью руководителя организации, в том случае, если он является обладателем штемпельного знака.
Для ИП наличие такового не является обязательным требованием.
В случае отсутствия штампа, используется личная подпись предпринимателя.
После прохождения процедур налоговой проверки, многолистовой документ удостоверяется гербовой печатью представителей налоговой службы. На что стоит обратить внимание:
Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину : Как прошивать документы?
Как сшить документы на уголок: схема Иногда требуется прошивка документа за уголок.
Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».
Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты.
В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.
Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.
Как правильно заполнить рассказано здесь. Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной .
Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
На прошитые документы клеится лист бумаги.
На нем ставится печать, подпись и дата
Персонал должен освоить безопасные методы и приемы работ, уметь оказать первую помощь пострадавшим, твердо знать, какие действия на рабочих местах запрещены.
Указывается сначала цифрами, затем в скобках прописью.
Шаг первый – нумерация. Перед тем как приступать к прошивке документов, следует проставить номера в верхнем правом углу.
Такое расположение цифр диктуется правилами делопроизводства. Затем готовятся отверстия под стежки. Деловые документы имеют достаточно широкие поля.
Перед прошивкой приблизительно в середине этих полей делают три прокола.
В этих нормативных актах подробно изложены требования, предъявляемые к обрабатываемым документам, а также методика и рекомендации по их прошивке. Обязательным элементом при этом является заверительный листок, на котором написано «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».Для того чтобы отдельные странички соединить в единый многолистовой документ, понадобятся:
Самый простой вариант сшивания производится на три отверстия.
Вся работа проходит в несколько этапов:Сначала на левой боковой стороне стопки документов необходимо проделать с помощью шила 3 отверстия, расположенные на одинаковом расстоянии друг от друга.Нитку вдеть в иголку и пропустить ее, начиная с тыльной стороны, в месте среднего прокола.
При этом в запасе должно
Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны. Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи.
Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию.
Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.
Шнуруем листы. Правильное прошивание, шнуровка, прошивка комплекта
Беру хлопчатобумажную нитку, складываю ее в 10 раз — получаю шнурок.
Шнурок продеваю в полученное отверстие два раза так, чтобы концы шнурка оказались с лицевой стороны документа.
Завязываю. Наклеиваю на лицевую сторону документа (так, чтобы накрыть концы шнурка) полоску бумаги с надписью: Документ прошнурован, пронумерован _________ листов ФИО и должность исполнителя: _______________________________________ дата и подпись: _______________________________________ Например Документ прошнурован, пронумерован: 12 листов Начальник канцелярии ООО ‘Кран Е’ Махалкин С. С. 12.12.2012 ____________________ Подрезаю концы шнурка так, чтобы они выступали из-под наклейки, но не сильно, на 1 — 1.5 см.
Использую клей ПВА. Листы в документе должны быть пронумерованы. Их можно пронумеровать вручную, а можно прямо напечатать с номерами.