Пример описи документов для сдачи в архив

Составляем опись дел

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п. Основные правила содержат 4 формы описей: • форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1); • форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2); • форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3); • форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме. Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения)

Образец архивной описи

Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек (один из них является председателем).

Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием:

1. причин сдачи в архив (например, истек срок, в течение которого документ должен был храниться в том подразделении, которое его создало, реорганизация и т.п.);
2. выводов проверки (отсутствия или неправильного учета дел; их состояния перечисляются требующие восстановления и невосстановимо испорченные и, следовательно, подлежащие списанию).
3. номеров дел (указываются пропущенные или дублированные);

Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах (образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом).

Опись документов в архив

Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).

При этом обязательно в двух экземплярах описи:

1. проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
2. указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
3. делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
4. должен утвердить начальник отдела.

Образец .doc с примером заполнения.

Евгения Полоса *** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.)

Как правильно составить опись документов — образец?

Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются. Определить необходимые сроки вам поможет статья .

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций.

При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву.

Среди ее основных реквизитов можно выделить: название организации (если архив — сторонняя организация); номер описи; дату описи; наименование

Архивная опись: образец и правила составления

Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года.

Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией. По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов.

Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и .

Как правильно составить опись предоставляемых документов

как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки.

Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов. Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

• Таблица с самой описью, в которой указываются:
• Наименование организации, которая передает документы.
• Дата составления.
• Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.

1. количество листов.
2. количество экземпляров;
3. полное название документа;
4. номер по порядку;

• Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года» Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.

См. статью «Новые правила работы архивов: что изменилось?» Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:

описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. «Лучшей практикой» является подписание описей и актов руководителем структурного подразделения, поскольку за документальный и архивный фонды подразделения отвечает он. Именно такой подход

Правила составления описи дел для передачи в архив организации.

Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.

§ Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают.

Они остаются в структурных подразделениях

Опись документов в архив

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том должен быть внесен под отдельным номером. То есть под каждый том (или часть) отводится своя строка в описи. не должна содержать одинаковых заголовков.

Поэтому, если они встречаются, то в первом случае заголовок указывают полностью, а далее повторяющуюся часть заменяют на формулировку «То же».

Однако заголовок указывают полностью вначале нового листа.

Ответственный за архив сотрудник принимает дела по сдаточной описи.

Пример дел осуществляется в присутствии сотрудника соответствующего структурного подразделения.