Оглавление:
Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно.
Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.
Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.
К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.
Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.
В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.
Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).
blankiroom.ru Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер. В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных номенклатурных папках.
Оно называется «внутренняя опись документов личного дела».
Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства. Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию: Порядковый номер документа.
Дата его принятия. Номер. Название. Номера страниц дела, где находится тот или
как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
Составление остается на усмотрение фирмы. Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:
Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения.
Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.
К ним относятся следующие распоряжения: о вступлении в должность руководителя; о возложении на руководителя обязанностей
Пояснительная записка к проекту документа ¦ ¦ ¦3. Документы, подтверждающие согласование проекта ¦ ¦ ¦ правил <*> ¦ ¦ ¦4. Заключение Управления ¦ ¦ ¦5.
Второй экземпляр документа, принятого Федеральным¦ ¦ ¦ агентством <**> ¦ ¦ ¦6. Приказ Федерального агентства об утверждении ¦ ¦ ¦ документа и введении его в действие ¦ ¦ ¦7.
Сопроводительное письмо организации-разработчика ¦ ¦ ¦ о направлении проекта документа на регистрацию ¦ ¦ ¦—————————————————-+————¦ ¦ ¦ ¦Руководитель отдела ¦ ¦организации-разработчика __________________ ____________________¦ ¦ личная подпись инициалы и фамилия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Исполнитель ______________ __________________ __________________¦ ¦ должность личная подпись инициалы и фамилия¦ ¦ ¦ L—————————————————————— ——————————— <*> Данные документы включают в дело документа при проведении соответствующих процедур.
Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана).
В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.
Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу. К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.
В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.
Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:
Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы.