Оглавление:
Рабочий регламент – это объединение правил о принятии решений исполнителями в разных ситуациях в один документ. Нужно отметить, что подобные документы верхнего уровня отображают общие принципы предприятия, цели и пограничные отметки принятия решений, а документы нижнего уровня содержат уже готовые варианты решений, которые можно достичь в результате совокупности действий.
Все это позволяет найти оптимальную «интеллектуальную нагрузку», которая будет возложена на конечных исполнителей. Им уже не нужно будет тратить время на обдумывание простых действий, все свои усилия они смогут направить на решение более важных и узкоспециализированных задач. Благодаря применению стандартизации заметно увеличивается средний уровень компетенции сотрудников, что приводит к общему повышению качества и снижению стоимости процессов.
Стандартизация приводит к эффекту «бережливого производства».
С точки зрения
Требования к оформлению документации
В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией. Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль.
Выделяют три вида документопотока:
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
Этот документ желательно разрабатывать всем субъектам бизнеса, у которых существуют .
Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются согласно ТК РФ в хозяйствующих субъектах в обязательном порядке. Это необходимо делать всем организациям, в том числе и ООО, а также предпринимателям, выступающим работодателями. Данные акты могут не составлять только субъекты бизнеса, относимые по определенным критериям к микропредприятиям (например, с числом работников до 15 человек).
При разработке рекомендуем использовать следующую структуру:
Необходимо пояснить, что, несмотря на технологическую и организационную пропасть между ИП, аптекой, офисом, гостиницей и металлургическим комбинатом, документ о трудовом распорядке этих предприятий будет одинаковым по своей структуре (в силу действующего законодательства), но при этом очень сильно отличаться по содержанию (по причине условий труда).
Поскольку под регулирование таких правил попадают сразу много вопросов, фактически охватывающих весь цикл трудовой жизни организации, правила всегда насчитывают много страниц и разделов.
Теоретически их можно взять за основу, ведь если требования законодательства значительно изменились, то общие принципы подхода к этому вопросу не зависят от времени.
1.7.
Основные понятия Положения: — документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения; — производитель документов — лицо, осуществляющее подготовку, оформление и передачу (доставку) документа; — аудиовизуальная продукция — кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей; — электронные материалы — издания, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях; — материалы исследований — документы, содержащие результаты научно-исследовательской,
1.3. Служащий, замещающий указанную в п. 1.2 настоящего Регламента должность, осуществляет профессиональную деятельность на основании приказа (распоряжения) о назначении его на должность и в соответствии со служебным контрактом, заключенным между данным лицом и представителем нанимателя.
1.4. Настоящий Регламент является приложением к служебному контракту служащего и хранится в течение срока его действия в личном деле служащего.
Наличие стажа службы не менее ________________________ лет или не менее _____________ лет стажа работы по специальности. 2.1.3. Наличие следующих профессиональных знаний и навыков, необходимых
А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой. Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.
Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.
Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку.
Практические примеры: инструкция по относу бланков офис-менеджеру, инструкция по поливу пальм, инструкция по мытью кружек и т.д. Остановился я в прошлой статье на том, как делегировать написание регламентов своим подчиненным.
Для этого необходимо разработать регламент по составлению регламентов и провести обучение.
На всякий случай напоминаю, что стратегические регламенты руководителю необходимо разрабатывать самому. А по тем регламентам, которые будут делегированы сотрудникам, — не лишним будет задать ключевые параметры и моменты, принципиально важные для руководителя. Ниже я привожу выдержки из алгоритма по составлению регламентов “Открытой Студии”.
Копируйте, вносите “поправку на ветер” и внедряйте у себя в компании.