Оглавление:
В последнем из перечисленных документов (а он действующий, т.к. в ред. ФЗ от 08.12.2003 N 169-ФЗ) имеется очень интересный абзац: В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.
Иными доказательствами юридически значимый факт не подтвердить.
4. У нас эта копия оказалась на законных основаниях: наш сотрудник фотокопировал материалы приватизационного дела.
Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии, : главой местной администрации; специально уполномоченным
Выдача копий и их заверение. Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X
«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»
(с изменениями от 08.12.2003).
В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций [20, 26]. Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно
По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ.
Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут: (или) нотариус; (или) сама организация (сам предприниматель).
Обращаемся к нотариусу Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п.
2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв.
Надлежащее заверение копий документов
23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
В нем сказано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Заверить такой документ можно несколькими способами.
Информация указывается самая необходимая.
При необходимости, нотариус может добавить информацию, если этого требует порядок оформления.
Для переезда по стране заверяют копию этого документа в организации, где человек ранее работал.
Заверенный документ обязан отображать текст подлинника полностью. Если процесс фотографирования, ксерокопирования документа происходил непосредственно под присмотром нотариуса, нет необходимости сверять его с подлинником. На документе должен быть прописанный расшифрованный текст с печати оригинала.
В нотариально заверенной копии документа должен быть текст от нотариуса о свидетельствовании официальной бумаги.
Преимущественно выписку оформляют тогда, когда изготовить копию документа невозможно в силу разных причин.
Например, если в документе содержится исключительно конфиденциальная информация, персональные данные других сотрудников или нецелесообразно полностью копировать подлинник по причине его большого объема, отсутствия потребности полностью воспроизводить оригинал.
Важно! Работодатели чаще оформляют выписку: из трудовой книжки или из определенного приказа. На законодательном уровне не предусмотрено конкретных требований к правилам оформления выписок из документов, но при этом необходимо учитывать, как правильно заверить документы «Копия верна», ориентируясь на представленный образец. Выписки рационально оформлять на фирменном бланке предприятия.
В качестве наименования указывают: «Выписка из…», далее приводят наименование оригинала, ставят актуальную дату и соответствующий номер приказа, на основании которого оформляют документ.
Правила заверения копий документов
Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре.
Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи.
Последних может быть сколько угодно.При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней.