Главная - Социальное обеспечение - Опись личного дела

Опись личного дела


Опись личного дела

Опись документов в личном деле работника — образец


Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой . Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

  1. не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
  2. не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Личное дело работника

Рассмотрим, какие документы следует включить в личное дело работника (образец представлен ниже).

В период трудоустройства гражданина в организации , как:

  1. ;
  2. копии базовых документов гражданина, таких как ИНН, российский паспорт, документ пенсионного страхования, военный билет, документы, подтверждающие полученное образование;
  3. ;
  4. и иные аналогичные документы.
  5. трудовой контракт;
  6. медсправка;

Во время действия контракта в личное дело на сотрудника (образец смотрите ниже) могут быть включены документы:

  1. документы о регистрации брака;
  2. документ о неразглашении коммерческой тайны.
  3. подписанная физлицом должностная инструкция;
  4. допсоглашения к действующему договору;

Расторжение трудового контракта также является основанием для включения в личное дело работника (образец содержится ниже) определенных документов.

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

Информация об опозданиях, предупреждения.

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

  • Копия приказа о приеме на работу.
  • Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
  • Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.
  • Трудовой договор.
  • Заявление о приеме на работу.
  • Прописка по месту жительства.
  • Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
  • Анкета работника с фотокарточками.
  • Копия аттестата и диплома об образовании.
Рекомендуем прочесть:  Зарплата машиниста в метро в сша

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание.

Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Образец внутренней описи документов личного дела

Оно называется «внутренняя опись документов личного дела».

Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность. Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.
Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.

Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись.

В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию: Порядковый номер документа. Дата его принятия. Номер. Название.

Номера страниц дела, где находится тот или

Внутренняя опись документов личного дела — образец

Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте.

Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

  1. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  2. инструкции (по охране труда, должностная);
  3. трудовой договор;
  4. автобиография;
  5. заявление о приеме на работу
  6. копия паспорта;
  7. копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
  8. характеристики и рекомендации.
  9. личная карточка сотрудника;
  10. личные заявления работника;
  11. копия СНИЛС;
  12. аттестационные листы;
  13. копия ИНН;

Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526.

В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

Внутренняя опись документов личного дела

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  1. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
  2. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

  1. Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
  2. Легче собирать статистическую информацию о кадрах.
  3. Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
Рекомендуем прочесть:  Образец 2 ндфл при мат помощи

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

Личное дело работника – как его правильно оформить

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике.

В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию. Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним.

А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты. Это необходимо

Образец оформления личного дела сотрудника

Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД.

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело.
Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».