Оглавление:
Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой . Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Что касается срока их хранения, то он составляет:
Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.
Рассмотрим, какие документы следует включить в личное дело работника (образец представлен ниже).
В период трудоустройства гражданина в организации , как:
Во время действия контракта в личное дело на сотрудника (образец смотрите ниже) могут быть включены документы:
Расторжение трудового контракта также является основанием для включения в личное дело работника (образец содержится ниже) определенных документов.
Информация об опозданиях, предупреждения.
Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:
Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание.
Оно называется «внутренняя опись документов личного дела».
Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.
Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись.
В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию: Порядковый номер документа. Дата его принятия. Номер. Название.
Номера страниц дела, где находится тот или
Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте.
Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:
Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526.
В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:
Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.
Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:
Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.
За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:
В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике.
В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию. Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.
Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним.
А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты. Это необходимо
Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД.