Оглавление:
Может представлять собой как инициативное письмо, так и ответное. Образец письма-сообщения (ниже приведен только текст, оформляется письмо таким же образом, как и по ссылке, приведенной выше). Сообщаем, что программно-аппаратный комплекс «Север» находится в эксплуатации на протяжении пяти месяцев.
Ранее в ваш адрес предприятием было направлено письмо № 13-47/429 от 29.11.2014 с информацией о трудностях, которые возникли при использовании комплекса.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.
Исх. № 1111111 от «10» ноября 2012 г. Директору ООО «Север» И.И.Ивонову О смене директора Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № xx от xxxxxxx г.
С xxxxxxx г. директором ООО «Мишень» назначен Петров Петор Петрович Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается. С уважением, Директор ООО «Мишень» Петров П.П.
Петров Уважаемые участники! Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней. отпечаток 20х30)
Это может быть, например:
В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.
Письма могут быть:
Данный ресурс предназначен в большей части не для студентов, для которых имеет большое значение исключительно теоретические основы делопроизводства (правильно ответить на экзамене), а адресован, прежде всего, людям для оказания им помощи в практической деятельности по делопроизводству. Я это к тому, что вам нет нужды разбираться в тонкостях отличий одного вида письма от другого. Просто, скорее всего, вы хотели составить информационное письмо по сути, но в делопроизводстве оно классифицируется по-другому.
Не забивайте себе голову теоретическими тонкостями, просто сосредоточьте внимание на приведенных здесь образцах деловых писем, представленных дальше по ходу статьи.
Письмо-сообщение – о событиях, имеющих взаимный интерес для автора и адресата.
Это может быть, например:
В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.Письма могут быть:
Вторую группу образуют письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам в связи с выполнением тех или иных действий.
Следует отметить еще два вида писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу.
В основном, информационные письма подписывают руководители организаций, и в случае рассылки большому количеству людей (к примеру, всем клиентам компании) могут и вовсе не содержать подписи руководителя.
Очень часто информационные письма имеют типовой характер. Они часто содержат предложения и рекомендации или дословно приводят отдельные положения из нормативных правовых документов.
Также информационное письмо может содержать приложения (определенные вложения с дополнительной информацией).
Правила для оформления информационных писем соответствуют общепринятым правилам по оформлению деловых писем.
Оформление информационных писем осуществляется в соответствии с установленными правилами деловой переписки, их структура полностью соответствует общепринятой структуре делового письма, написанного в официальном стиле.
Зависимо от конечной цели информационного письма, написанного в деловом стиле повествования, выделяют такие его разновидности:
Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану: В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа.
Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…».
Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список). При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря.
Вместе с тем при большой значимости излагаемых в нем событий или фактов письмо подписывает руководитель предприятия или его заместитель.
Объем информационного письма может варьироваться. Нередко к информационным письмам прибегают для пропаганды своей деятельности.
От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.