Оглавление:
Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек (один из них является председателем). Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием:
Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах (образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом).
Базируются они в значительной степени на документе, известном как «Основные правила работы архивов организаций».
Он был одобрен Росархивом 6 февраля 2002 года. Ознакомиться с ними в части критериев, касающихся составления описей, можно здесь — https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba.
Образец заполнения описи документов ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ Настоящим удостоверяется, что Иванов Иван Петрович, представитель соискателя лицензии ООО «Сибирь», действующий на основании доверенности от 01.11.2015 г.
№ 56 представил, а лицензирующий орган — Сибирское управление Ростехнадзора принял от соискателя лицензии «01» февраля 2016 г. следующие документы для предоставления лицензии на деятельность по эксплуатации взрывопожароопасных и химически опасных производственных объектов I, II и III классов опасности. N п/п Наименование документа Количество листов Дополнительные сведения 1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Всего: Документы сдал: ___Подпись____ Документы принял: ___________________ Главный инженер ООО «Сибирь» Иванов И.П. _________________________________________ (Ф.И.О., должность, подпись) М.П.
(8-901-901-00-01) Скачать документ Ред.
На протяжении этого срока они будут сохраняться в архиве.
Важные документы передаются с описью для того, чтобы зафиксировать факт передачи, количество документов, их объем и ответственное лицо.Большое количество документов должно храниться на протяжении всей жизнедеятельности предприятия.
Определенным видам срок хранения установлен законодательно. Для остальных документов сроки хранения определяют самостоятельно:личные дела работников (документы по кадрам) – 75 летбухгалтерские документы (большая часть)
Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются. Определить необходимые сроки вам поможет статья .
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив.
Среди ее основных реквизитов можно выделить: название организации (если архив — сторонняя организация); номер описи; дату описи; наименование
В противном случае предприятию может быть начислен штраф. Как уже отмечалось, опись документов в налоговую не имеет унифицированной формы. Написать ее можно либо на обычном листе, либо на фирменном бланке организации.
«В соответствии с полученным запросом направляем Вам перечень документов…»
.
Здесь же следует прописать номер запроса от налоговой инспекции, отчетный период, к которому относятся справки, вид налогового режима. Помимо названия бланка, следует вносить количество листов и экземпляров.
как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки.
Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:
Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.
Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.
Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.
Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.
В форме 107 заполняются строки: таблица вложенных документов:
общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности; отправитель (ФИО или название юрлица);
избавляет от необходимости словесно доказывать наличие или отсутствие документа в деле НК РФ предусмотрено применение штрафных санкций за непредоставление документов:
В последнем случае взыскание надлежит уплатить должностному лицу компании единоразово. Чтобы избежать обвинений в непредъявлении документов или повторной отправки, необходимо в обязательном порядке составлять опись бумаг.