Главная - Земельное право - Журнал регистрации приказов как правильно закончить

Журнал регистрации приказов как правильно закончить


Журнал регистрации приказов как правильно закончить

Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)


Все распоряжения, подписанные и утвержденные руководителем предприятия, регистрируются в журнал установленного образца.Регистрация в журнале – это засвидетельствование того, что приказ состоялся и подписан, и занесен в соответствующую книгу. Это придает значимость документу с юридической точки зрения. Пока приказ не зарегистрирован, он не может считаться официальным документом.Журнал регистрации приказов по личному составу – это книга, куда заносятся указания, касающиеся передвижения сотрудников на предприятии, в хронологическом порядке. Ведение журнала возлагается на специалиста по кадрам.Существуют определенные нормы и правила по ведению журнала регистрации, установленные действующим законодательством.Важно!

Перед началом работы новый журнал нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью во избежание утери и исправлении данных, зарегистрированных в книге!

Журнал хранится на предприятии

Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполнения

Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде. А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.

На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления.

Далее указывается название компании.

Если компания большая, то журналов может быть столько, сколько служб или отделов. Журнал в обязательном порядке нумеруют и прошивают, а после этого скрепляют подписью главы компании и печатью. Для дополнительной защиты от фальсификации, журнал можно опломбировать при помощи номерной пломбой. При этом номер пломбы должен быть в обязательном порядке вписан в журнал, так как без этого он не считается опломбированным.
Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах.

Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).

В третьей графе, чаще всего, указываются номера, которые получили приказы при издании.

Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу

Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации.Содержание журнала регистрации Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено.

Рекомендуем прочесть:  Взять ипотеку для работника ип

Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа.

Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:

  • Подпись работника об ознакомлении.
  • Номер, присвоенный приказу.
  • Основание для распоряжения.
  • Вид приказа.
  • Дата документа.
  • Порядковый номер приказа.
  • Подпись кадровика.
  • Примечания.
  • ФИО работника.
  • Должность и ФИО ответственного работника службы персонала, обработавшего документ.

Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д.

Образец книги приказов

С их помощью осуществляется контроль над документооборотом фирмы.

Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг. В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:

  1. рабочего режима.
  2. штатного расписания;
  3. проведения ревизий;
  4. аттестационных комиссий;
  5. локальных актов;
  6. ответственных лиц;

Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия. В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель.

Разделение учета приказов необходимо, чтобы классифицировать распоряжения по сроку хранения.

В от 25 августа 2010 года опубликован список бумаг, которые рекомендуются создавать предприятиям в ходе их деятельности.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности


Среди целей ведения журнала можно выделить:

  1. возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  2. возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  3. придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

В базовом положении его предписывает нормативный акт.
Такие распорядительные акты могут отражать:

  1. задачи по расширению бизнеса.
  2. систему планирования;
  3. порядок и структуру отчетности;
  4. выстраивание стратегии продаж;
  5. вопросы хозяйственной деятельности;

Типовыми приказами, записи о которых

Отличный секретарь

Если учетная форма электронная (Excel, СЭД), то перед отправкой она конвертируется в неизменяемый формат и записывается на внешний носитель информации.

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых.
В бумажных журналах нужно сделать итоговую запись.

Форма итоговой записи – на усмотрение ее автора. Можно сделать простую: Итого 2456 (две тысячи четыреста пятьдесят шесть) входящих документов. Можно развернутую: Итого за 2016 год зарегистрировано 1478 (одна тысяча четыреста семьдесят восемь) почтовых отправлений, из них: Экспресс-почта – 55 (пятьдесят пять) отправлений; Заказные письма и бандероли с простыми уведомлениями – 649 (шестьсот сорок девять) отправлений; Заказные письма и бандероли – 197 (сто девяносто семь) отправлений; Простые письма – 577 (пятьсот семьдесят семь) отправлений.

Итоговая запись подписывается должностным лицом, ответственным за делопроизводство в организации: начальником отдела документооборота, начальником канцелярии и т.д.

Рекомендуем прочесть:  Недостатки карты кукуруза

Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?

Например, в журналах для регистрации договоров или выданных доверенностей выделяют графу «Срок действия». При небольшом объеме зарегистрированных документов данная графа позволяет контролировать сроки.

При ведении журналов должны соблюдаться некоторые методы и приемы обеспечения конфиденциальности, чтобы «охранная» функция выполнялась в полной мере. Если бумажные журналы ведутся как «переходящие», то в конце каждого календарного года в каждый из них вносится заверительная надпись. Ее подписывает руководитель структурного подразделения, в котором ведется журнал.

Если подразделение имеет печать с обозначением своего наименования, то эта надпись удостоверяется печатью, но это – факультативное, необязательное требование. Пример 1 СвернутьПоказать

Как правильно вести журнал регистрации приказов

Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:

  • О введении в действие разработанного штатного расписания.
  • О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
  • О сокращении 1 или нескольких работников.
  • Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
  • О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
  • Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.
  • Об образовании подразделения компании.
  • Об учреждении правил трудового распорядка.
  • О назначении директора.

Мнение экспертаОзерова МаринаЮрист, специализация наследственные, семейные, жилищные деламПолный список приказов по основным видам деятельности .

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица.

А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.