Оглавление:
Все распоряжения, подписанные и утвержденные руководителем предприятия, регистрируются в журнал установленного образца.Регистрация в журнале – это засвидетельствование того, что приказ состоялся и подписан, и занесен в соответствующую книгу. Это придает значимость документу с юридической точки зрения. Пока приказ не зарегистрирован, он не может считаться официальным документом.Журнал регистрации приказов по личному составу – это книга, куда заносятся указания, касающиеся передвижения сотрудников на предприятии, в хронологическом порядке. Ведение журнала возлагается на специалиста по кадрам.Существуют определенные нормы и правила по ведению журнала регистрации, установленные действующим законодательством.Важно!
Перед началом работы новый журнал нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью во избежание утери и исправлении данных, зарегистрированных в книге!
Журнал хранится на предприятии
Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде. А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.
На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления.
Далее указывается название компании.
Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах.Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).
В третьей графе, чаще всего, указываются номера, которые получили приказы при издании.
Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации.Содержание журнала регистрации Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено.
Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа.
Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:
Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д.
С их помощью осуществляется контроль над документооборотом фирмы.
Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг. В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:
Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия. В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель.
Разделение учета приказов необходимо, чтобы классифицировать распоряжения по сроку хранения.
В от 25 августа 2010 года опубликован список бумаг, которые рекомендуются создавать предприятиям в ходе их деятельности.
Среди целей ведения журнала можно выделить:
В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.
Такие распорядительные акты могут отражать:
Типовыми приказами, записи о которых
Если учетная форма электронная (Excel, СЭД), то перед отправкой она конвертируется в неизменяемый формат и записывается на внешний носитель информации.
В бумажных журналах нужно сделать итоговую запись.
Итоговая запись подписывается должностным лицом, ответственным за делопроизводство в организации: начальником отдела документооборота, начальником канцелярии и т.д.
Например, в журналах для регистрации договоров или выданных доверенностей выделяют графу «Срок действия». При небольшом объеме зарегистрированных документов данная графа позволяет контролировать сроки.
При ведении журналов должны соблюдаться некоторые методы и приемы обеспечения конфиденциальности, чтобы «охранная» функция выполнялась в полной мере. Если бумажные журналы ведутся как «переходящие», то в конце каждого календарного года в каждый из них вносится заверительная надпись. Ее подписывает руководитель структурного подразделения, в котором ведется журнал.
Если подразделение имеет печать с обозначением своего наименования, то эта надпись удостоверяется печатью, но это – факультативное, необязательное требование. Пример 1 СвернутьПоказать
Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:
Мнение экспертаОзерова МаринаЮрист, специализация наследственные, семейные, жилищные деламПолный список приказов по основным видам деятельности .
Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации.
При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.
Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица.
А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.
Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.