Оглавление:
Согласно существующим правилам, все участники приказа должны быть с ним ознакомлены. При этом участниками приказов по личному составу являются те сотрудники, чьи фамилии указаны в приказе, участниками приказов по основной деятельности являются их исполнители – те сотрудники, которые обязаны их исполнять.
А когда приказ оформляется на фирменном бланке компании, нужно заранее выделить место для подписи и даты ознакомления. Тогда, когда нужно ознакомить большое количество работников, можно оформить специальный ознакомительный лист со строками для даты и подписи, который будет являться приложением к приказу.
Сделать это можно, сформировав лист ознакомления с личным делом.
Также многие компании практикуют периодическое ознакомление трудящихся у них лиц с их личными делами, например, 1 раз в 12 месяцев.
Делается это для того, чтобы своевременно отслеживать изменения личных данных трудящихся и факт их предоставления в отдел кадров.
Такие мероприятия и их периодичность можно прописать в локально-нормативных актах, например, в инструкции по документообороту.
Хранится лист ознакомления непосредственно в личном деле, – отдельно либо подшивается вместе со всеми документами.
Место для подписи ознакомленного лица и даты. Место для примечаний.
Впоследствии этот факт можно использовать как основание для наложения и даже увольнения, если нарушение будет иметь грубый характер.
Поэтому к сбору подписей не нужно относиться как к пустой формальности: в интересах работодателя проследить, чтобы с приказом ознакомились все сотрудники, которые обязаны это сделать.
Они могут поставить подписи в один день или разные даты – особого значения этот факт не имеет.
К тому же собрать подписи всех работников в один день зачастую нереально. Пустой бланк этого листа ознакомления с новым приказом и его заполненный вариант представлены ниже.
Ознакомить нужно как минимум тех сотрудников, чьи ФИО и должности прямо прописаны в приказе.
В некоторых случаях возникает необходимость ознакомить с содержанием документа (внутреннего или поступившего) нескольких или всех работников организации (например о введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за два месяца до их введения в соответствии с положениями ч. 2 ст. 162 ТК РФ). Виза ознакомления проставляется на официальном документе, т.
е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. Работники, ознакомившись с содержанием документа, оформляют визу ознакомления, которая начинается словами: «С приказом (должностной инструкцией, положением, протоколом, актом и т.
д.) ознакомлен», включает личную подпись работника, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату ознакомления. Например: При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.
Например: Особенностью оформления визы ознакомления работника с приказом по личному
Работодатель самостоятельно решает, каким образом организовать и в каком виде выполнить данную обязанность.
Способ ознакомления с использованием сканированной копии документа применяется достаточно часто.
Разъяснение данного порядка ознакомления следует включить в Инструкцию по ведению делопроизводства организации или в другой локальный нормативный акт.
Только после этого с них можно что-то требовать.
Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано. бухпроффи Внимание! С принятыми локальными нормативными актами необходимо ознакомить как всех действующих работников компании, так и вновь принимаемых на работу сотрудников.
Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено.
Это можно сделать одним из следующих способов: Поставить подпись в самом нормативном акте.
Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу. В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.
Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы.
Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.
Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя. Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.
Рассмотрим все по порядку. Согласно ст. 8 ТК РФ любой работодатель, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, может принять локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права.
Отметим, что такие акты не обязательны для работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. А вот трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для всех организаций.
Также работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Назовем основные локальные акты, принимаемые работодателями: — правила внутреннего трудового распорядка; — положение об оплате труда; — положение о персональных данных сотрудников; — положение о коммерческой тайне; — положение об аттестации; — должностные инструкции и инструкции
Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению. используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников.
Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу. В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.