Оглавление:
Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии. Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии. Копия документа — это
«документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»
25.
Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления. Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить.
Заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
N 65-ст) (утратил силу)
(далее — документы), включенные в «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс ).
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2 Состав реквизитов документов При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код
Требования к оформлению документов (не нуждается в госрегистрации)
(далее — документы), включенные в «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:01 — Государственный герб Российской Федерации;02 — герб субъекта Российской Федерации;03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);04 — код организации;05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен. Просто не все компании об этом знают.
Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением.
ГОСТ Р 6.30-2003 Многие делопроизводители при подготовке заверенных копий документов руководствуются ГОСТом Р 6.30-2003.
Поэтому заверительная надпись на копии, оформленная согласно ГОСТу Р 6.30-2003, выглядит так, как это показано в Примере 1.
При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Выдача копий и их заверение Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003).
В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно
При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится на данном предприятии.
Копия с документа воспроизводится рукописным или машинописным способами, средствами оперативной полиграфии (в т.
ч. и нотариальное) производится для придания ей юридической силы. На копиях исходящих документов, остающихся в допускается не указывать дату заверения и Лица, заверившего копию.
Она выдается когда требуется исключить сведения о персональных данных других сотрудников, а также иную информацию, относящуюся к категории служебной или конфиденциальной; дубликат — он оформляется на том же бланке, что и подлинник документа, имеет соответствующую пометку («Дубликат») и обладает такой же юридической значимостью, что и исходный документ; копия с копии — такой вид изготавливается в том случае, когда оригинал безвозвратно утрачен, но осталась его копия.
Справка
Копии документов, которые запрашивают работники, могут потребоваться им, например,
Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа1: Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:
Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д.
Эта группа справок является внешними, т.е.