Оглавление:
Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской. Состав полей служебной записки:
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение
Методические рекомендации.
– М.: Главархив СССР, 1982. 5. Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г., № 1 Контрольная работа Вариант 1.
1. Документ и его функции. 2.
Придумать организацию (предприятие, учреждение) и разработать номенклатуру дел этой организации или одного из её структурных подразделений. Вариант 2. 1. Делопроизводство и его структура.
2. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия. Вариант 5. 1. Унификация и стандартизация
В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.
Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи. В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались.
Теперь необходимо определиться с .
НижеНачальник отдела Л.
А. Кудрявцев» В заключение Обычно написание служебной записки не вызывает проблем.
Этот внутриштатный документ — довольно привычное средство общения между различными уровнями управления.
Условные преграды может вызвать разве что «путаница» между докладными записками и служебными (в статье указано, чем они различаются).
Важно В некоторых компаниях составление служебных записок происходит исключительно по введенному и утвержденному образцу (в этом случае лучше запастись специальными бланками для них), в других — оно более чем вольное.
Обращения же в другие организации таким образом производятся крайне редко, при этом они оформляются на бланке письма.
Написание служебной записки должно быть связано с вопросами деятельности, которая находится в ведении структурного подразделения, причем нет необходимости в обращении к вышестоящему руководству.
Писать служебную записку начинают с того, что освещают сложившуюся ситуацию, а также поясняют, на основании каких причин или событий составляется данный документ. Затем необходимо изложить непосредственную просьбу или же перечислить действия, которые автор записки полагает необходимыми. Ниже мы предложим вашему вниманию образец служебной записки, где также будет приведен перечень обязательных элементов такого документа.
Подпись в служебной записке ставит ее составитель. Нередко документ подписывает начальник отдела, а специалист указывается в качестве исполнителя, что обозначается в конце документа, слева в его нижнем углу, как и в деловом письме.
Например, если нужно на основании записки издать соответствующий приказ, то составляется докладная записка.
А если решаются вопросы по поводу расходов средств подотчетными лицами, то обязательно составляется объяснительная записка.
Чтобы оценить по достоинству назначение служебных записок, нужно знать, что в крупных предприятиях оплошности при составлении такого документа могут привести к потере огромного количества времени, а также к несогласованной работе между отделами.
В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.
Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.
Являясь инструментом коммуникации, служебная записка обязательно регистрируется.
Особенно это касается тех документов, которые связаны с выделением материальных средств. Например, служебная записка о замене компьютера на новый должна быть обязательно принята секретарем под определенным номером.
Ранее документы подобного рода фиксировались в определенном журнале.
Однако в настоящее время, в связи с тотальной цифровизацией и переходом на электронный документооборот, обычной деловой практикой стало выделение места под служебные записки на компьютере. Это очень удобно, поскольку такая практика организует и систематизирует горизонтальные связи между подразделениями.
В то же время текстовые документы не занимают много места.
Формирование такого импровизированного архива нисколько не «утяжеляет» жесткий диск. Известно, что устное сообщение не обязывает ни к чему за редким исключением.
Записка должна быть нейтральной.