Главная - Завещание - Сдача личного дела в архив оформление

Сдача личного дела в архив оформление


Оренбургский государственный университет


Полному оформлению подлежат дела по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета). 2.3.1. Подшивка или переплет дела при передаче в архив должны быть выполнены следующим образом:

  1. документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций в них;
  2. особо ценные документы (документы, имеющие историческое значение и др.), а также невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы предыдущего образования и др.) вкладываются в дело;
  3. в начале личного дела подшивается бланк внутренней описи документов дела.
  4. лицевые счета работников по заработной плате располагаются по алфавиту фамилий, приказы — строго по порядковым номерам;
  5. при подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки);
  6. в конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя дела, который заполняется лицом, проводившим формирование дела;
  7. в личное дело после листа-заверителя подшивается лист использования дела ();

2.3.2.

Как оформить личные дела работника в архив

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п.

1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Инфо Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст.

13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

    от 100 до 300 руб. для граждан; от 300 до 500 руб.

Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России Нормативно-правовая база: Решение Росархива от 6 февраля 2002 года

Перечень документов формирования личного дела при сдаче в архив

Для особо ценных дел (среди них — личных, судебных и т.

п.) предусматривается составление внутренних описей. В качестве верхнего листа должен выступать самый первый в году документ. Каждый лист подвергается нумерации черным графитным карандашом с 1 по 250 в верхней правой части документа обязательно на лицевой стороне. В листе-заверителе указываются отсутствующие страницы и с дефектами (надорванные, подклеенные и пр.).
3) Работы по описанию документов постоянного и долговременного хранения.

Данные мероприятия подразумевают составление внутренней описи документов дела, в которой фиксируются индекс дела, номера листов дела, его заголовок.

Рекомендуем прочесть:  Расчет пени по взносам на капитальный ремонт

Заполненная опись должна быть в начале дела.

Инфо Тематика: Самоучители по бухгалтерским программам Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации.

Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации.

При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела,

2155317.ru

Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Инфо Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине.

Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации. В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто. Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Содержание: Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Оформление личного дела сотрудника при сдаче в архив

Образцы и бланки документов для личного дела

  1. Анкета для личного дела
  2. Внутренняя опись личного дела
  3. Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя. Порядок ведения дел Этот процесс включает в себя:

  1. Проверку личных дел на сохранность документации;
  2. Хранение документации в составе личного дела.
  3. Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
  4. Внесение записей в соответствующих разделах;

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу.

Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать

Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель.

Лучше, конечно, делать это письменно. Важно Документы в папке собираются в хронологическом порядке – с момента поступления работника до даты увольнения. В такой же очередности составляется внутренняя опись. Нумерация листов описи отдельная от нумерации документов личного дела.

Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года.

Внимание К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Рекомендуем прочесть:  Где сейчас фонд московская недвижимость мн

3.6.18. Помощь: Подготовка личных

Какие документы из личного дела работника сдаются в архив

Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями?

— подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела. Трудового кодекса РФ (статья 65) о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.Согласно п.3.5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем:В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.Личное дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Важно Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу. При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение.

2 Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника. Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д.

Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.