Главная - Социальное обеспечение - Протокол проведения совещания образец

Протокол проведения совещания образец


Протокол проведения совещания образец

Подготовка совещаний и оформление протокола


Исторически сложилось, что протокол является:

    и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения), и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение). В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д. Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит.

    Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Образцы протоколов совещаний.

Как составить протокол совещания: образец

Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально.

Это позволяет грамотно и организованно его проводить.Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

  • Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
  • Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
  • Место совещания должно выбираться на основе его целей.
  • Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
  • Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.

Протокол совещания

Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора.

Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей. Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование.

Как организовать совещание и вести протокол

• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты.

А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует: а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

Протокол совещания


Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации. В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк.

В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента). Обычно в документе отражаются такие сведения:

  • Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  • Состав присутствующих:
  1. ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  2. остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  3. председатель комиссии;
  • Повестка дня – т.е.

Протокол производственного совещания

Председатель собрания: _______________________________________. Секретарь собрания: __________________________________________. Повестка дня: 1. __________________________________.

2. __________________________________. Решения по повестке дня: 1. Слушали: По вопросу ___________________________ выступил _____________ (Ф.И.О.). (суть выступления) В обсуждении приняли участие: ______________ (Ф.И.О.), который предложил ___________________________.

(суть предложения) ______________(Ф.И.О.), который предложил ____________________________.

(суть предложения) Голосовали: «За» — ____.

«Против» — ______. «Воздержались» — ______. Решение принято. Постановили: ______________________________________________________________________. (содержание решения) 2. Слушали информацию ________ (Ф.И.О.) по теме «____________________». (тезисы выступления) По данной теме поступили заключения от ______________ и _______________ (прилагаются).

Протокол производственного совещания образец заполненный

Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.

  • Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
  • Проблемное.

    Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

    • Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально.

    Это позволяет грамотно и организованно его проводить.Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

    • Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
    • Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
    • Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться.

    Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

    Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

    • Место совещания должно выбираться на основе его целей.
    • Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
    • Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
    • Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
    • Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.

    Образцы протоколов совещания

    Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер.

    В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания. Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов.

    Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов. В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.