Оглавление:
В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата.
Аналогичные сведения, а также Ф.И.О. подотчетника, регистрационный номер должны содержаться в распорядительном документе ().
Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть .
В том случае, если организация для выдачи денег под отчет будет составлять приказ, оформить его можно так: Приказ о выдаче денежных средств в подотчет: Общество с ограниченной ответственностью «Светотехника» 109544, г. Москва, б-р Энтузиастов, д.11 ИНН 7705217099 / КПП 770501001 ПРИКАЗ № 37к О выдаче денежных средств под отчет г. Москва 13.09.2023 В целях осуществления расходов работниками ООО «Светотехника» ПРИКАЗЫВАЮ 1.
Выдать под отчет менеджеру Гаврикову С.П.
Выдачей средств станет факт их снятия с карты работником или безналичном проведение платежа.
В этом же акте Центробанком вводится перечень расходных операций, разрешенных к оплате уполномоченным сотрудником организации: по расходам на осуществление деятельности предприятия в пределах России;
Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр. Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном .
Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее: выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки); лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
Отметим, что с 19 августа 2023 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п.
Но в нем говорится о наличных денежных средствах.
Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника. Министерство финансов РФ совместно с Казначейством РФ в Письме от 10.09.2013 сделало вывод о том, что выплаты подотчетных средств на банковские счета работников организаций целесообразно и не противоречит законодательству. Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288.
Порядок расчетов с подотчетниками, в том числе возможность перечисления подотчетных средств в безналичном порядке, рекомендуется прописать в учетной политике предприятия.
Отдельного закона, устанавливающего порядок безналичных расчетов с подотчетниками нет. Тем не менее, операции эти легальны.
Законодательная база Какие траты можно оплатить
Самая большая сложность, при переводе средств, выданных под отчет, с р/с на банкомат, это возможные осложнения.
При неверном оформлении операций ФНС относит эти зачисления к заработку работника. И заставляет фирму пересчитывать НДФЛ, взносы и прочие удержания.
Более подробно о положении о подотчете читайте здесь , — попросите сотрудника написать в заявлении о выдаче денег под отчет, что перечисление должно произвестись на его банковскую карту.
О заявлении написано тут — в платежном поручении указывайте назначение платежа так, чтобы было понятно, что выплачивается подотчетная сумма, например: «выдача под отчет на хозяйственные расходы». Как и при выдаче средств наличными, сотрудник должен составить авансовый отчет.
Сотрудник расплатился карточкой?
Пусть предоставит слип и чек. Законодательство не ограничивает срок, в течение которого подотчетник должен вернуть непотраченные деньги работодателю.
Приказ составляется в произвольной форме.
В нем указываются Ф.И.О., должности лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.
Если в организации нет разработанного, скажем, Положения о расчетах с подотчетными лицами или аналогичной инструкции, в приказе можно зафиксировать, например, срок выдачи денежных средств под отчет, когда такой срок единый во всех случаях выдачи денежных средств, а также иные особенности выдачи подотчетных денег.
Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:
В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см.