Оглавление:
Но для нормального функционирования компании необходимо в короткие сроки нанять несколько менеджеров, секретаря и администратора. В составляемое штатное расписание необходимо включить все эти должности, а в примечании указать какие из них являются вакантными и примерную дату найма специалиста. Единого образца документа нет, но за основу можно взять форму Т-З, которую разработало статистическое ведомство.
В нее можно включать дополнительные графы и разделы, необходимые для полноценного описания штата фирмы и нюансов формирования фонда оплаты труда.
Разработку и заполнение расписания может выполнить любой сотрудник, которому поручается кадровая работа в компании. Составить документ могут:
Перед тем, как утвердить штатное расписание, его проверяют и подписывают руководители кадрового и бухгалтерского подразделений.
Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам: в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие.
Если вы не собираетесь составлять штатное расписание на определенный период, нужно указать только дату ввода в действие. Нередко возникают вопросы с тем, какие даты следует указывать в строке «на период __________ с «__» __________ 200_» и в графе «Дата составления».
В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и дату, с какой оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание. Реквизиты
№1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду.
Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Но когда есть штатное расписание, картина становится намного более четкой.
Итак, первая причина для составления «штатки» — практическая, оно помогает:
Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно.
Штатное расписание — это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.
Еще одна важная причина связана с возможными проверками. На первый взгляд, Трудовой Кодекс не обязывает работодателей составлять ШР: можно прописывать названия должностей, служебные обязанности и оклады в трудовые договоры. С другой, есть ряд законодательных актов, выполнить требования которых без «штатки» довольно сложно.
Его отсутствие регламентировано Трудовым кодексом РФ как административное нарушение, облагаемое штрафными санкциями в размере до 5000 рублей физическое лицо и до 50000 рублей юридическое. Без его наличия нельзя будет представить доказательную базу на предмет обоснованности увольнений, юридической оправданности сокращения штатных единиц и прочих спорных вопросов, решаемых в судебном порядке.
По поводу разработки проекта и лиц, уполномоченных им заниматься, закон однозначного определения не дает.
Это способен сделать сам руководитель, который также может поручить разработку бухгалтеру или иным уполномоченным сотрудникам, компетентным в данном вопросе. В рамках должностных обязанностей к процессу могут быть привлечены кадровые и юридические отделы.
Алгоритм составления в соответствии с утвержденными графами:
Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст.
Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы.
Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают. Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год.
Когда нужно этот документ менять, и что делать, если несколько лет подряд никаких изменений в нем не было.
Требуется ли по закону каждый год утверждать не изменившееся штатное расписание?
Внимание При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.
Второй способ внести поправки – это создать новое ШР. При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников.
Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.
Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности).
Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.
Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках.
Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда.
Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства
Все дело в том, что права трудящихся и охрана их деятельности отражаются во многих документах предприятия, в том числе и в штатном расписании.
Это значит, что его отсутствие влечет за собой нарушение трудового законодательства, наказуемое в соответствие со статьей 5.27 КоАП РФ наложением штрафа.
Помимо этого, штатное расписание необходимо для учета кадров, и его составление и изменение являются важными организационными моментами. Кто в компании составляет штатное расписание?
Его разрабатывает сотрудник кадрового департамента, а в отсутствие такового – топ-менеджер организации. Данный документ обязательно подписывается руководством, а его оформление и состав диктуется основным документом предприятия – Уставом.
В чем же состоит важность разработки штатного расписания для организаций?