Оглавление:
К ним относятся:
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись. Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого. В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью.
Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:
Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
В эту группу входят:
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер.
Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека. Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Оглавление Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности.
Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.
Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя.
Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников. Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение.
Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя. Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен.
Плановый контроль проводится раз в три года. Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются.
Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.
В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.
Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:
Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации. Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.
Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам.Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому.
Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать.Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.Поскольку личное
Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:
В период работы досье пополняют:
Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании.
При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.
На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст.
В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2023) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.
Такая папка должна охватывать: процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
Подробную информацию о том, что должно быть в личном деле сотрудника государственной или муниципальной службы, можно посмотреть в .
На титульной странице указываем:
Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.