Оглавление:
Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом».
И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб.
N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводствои архивное дело.
Термины и определения. Для правильной прошивки вашихдокументов необходимо произвестиследующие действия в строгойпоследовательности:1. Удаляем все булавки, скрепки идругие металлические скрепления излистов документов.2.
Ровно и аккуратно в нужнойочередности складываем листы,которые будут прошиваться, не забывпри этом проверить правильность ихнумерации.3. Берем специальное шило либо,если количество листов не велико,прошивочную иглу и по левому полюдокумента, сделав отступ около 1.5см от текстовой части, проделываем3 сквозных отверстия. Данныеотверстия должны бытьвертикальными относительно нижнейчасти документа, а расстояние междукаждым из них – не менее 3-хсантиметров относительноцентральной части листа.4.
Добрый день.
Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
Термины и определения».
N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.
Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц.
лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).
Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер.
Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Располагаются отверстия примерно посередине книги. В некоторых случаях прошивают журнал в 3,4 или 5 дырок.
Шаг 2. Прошивка. Для прошивки лучше всего использовать специальную полиамидную прошивную нить, которую можно купить в магазине канцтоваров. Если такой возможности нет, можно применить суровую нитку или банковский шпагат.
Для начала нужно прикинуть длину нити, она будет зависеть от толщины журнала, количества дырок, формата прошивки (одинарная или двойная), также следует прибавить длину концов – не менее 7 см каждый. Нить продевается в подготовленные отверстия таким образом, чтобы ее концы оказались на оборотной стороне журнала и связывается в узел. Не стоит затягивать слишком туго, иначе нить порвет страницы, либо будет затруднять не только заполнение журнала, но даже его открытие.
Шаг 3. Контрольный лист. Нужен для фиксации количества листов во избежание их вырывания.
Это небольшой
Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.
Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены. Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами.
Есть только указания о том, как это сделать: Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.
Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».
Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты.
В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.
Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью. Как правильно заполнить рассказано здесь.
Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной . Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной .