Оглавление:
По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета. Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.
Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.
По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.
высокого качества практически не отличается от сделанной собственноручной.
В определении, приведенном в Современном экономическом словаре (М.: ИНФРА-М, 2007), сказано, что факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Указанное утверждение, на наш взгляд, является слишком оптимистичным.
На практике дело обстоит сложнее. Зачем нужно факсимиле? Чем вызвано использование факсимильной подписи? В данном случае можно назвать две основные причины: во-первых, большой объем документооборота в организации, при котором руководитель вынужден тратить слишком много времени на то, чтобы поставить на всех документах личную подпись; во-вторых, отсутствие или занятость руководителя в то время, когда должны быть подписаны документы.
Следует сказать и о рисках, существующих при использовании факсимиле.
В нем указывается:
Подписывается соглашение собственноручными подписями.
Бланк соглашение об использовании факсимиле можно .
Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи .
¦ ¦ Использовать факсимиле на указанных документах только при условии,¦ ¦что возможность подписания конкретного документа факсимильной подписью¦ ¦предусмотрена в соответствующем договоре (контракте, соглашении),¦ ¦заключенном с контрагентом. ¦ ¦ 3. Запретить проставление факсимиле на документах, не предусмотренных¦ ¦настоящим приказом.
¦ ¦ 5. Ежегодно в срок до 15 января каждого года проводить проверку¦ ¦наличия факсимиле, их функциональных качеств и ведения журнала учета¦ ¦использования факсимиле.
Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.
Лилия Хакимова, руководитель отдела юридических услуг аутсорсингового подразделения группы BDO Первичные учетные документы должны содержать личные подписи ответственных лиц Из документа: Письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042 <.> факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. <.>. Сноски: 1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв.
пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП 2 п.
2 ст. 160 ГК РФ 3 п. 3 ст. 75 АПК РФ 4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009 5 письмо УМНС России по г.
Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297 6 п.
Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи.
Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений — в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают: наименование должностей и Ф. И. О. работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле; образцы факсимильных оттисков этих подписей; перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
Будь с нами!
Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица.
К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы.
Данный факт нужно учитывать.
Когда же все-таки допустимо применение факсимиле?
В законодательстве нет четкого ответа на данный вопрос.
Организация может самостоятельно разработать и утвердить положение о факсимиле, а также порядок использования факсимиле.Подписи такого вида на первичных документах и при заключении сделок возможны только в случаях, установленных законом или соглашением сторон. Как правило, данный штамп применяется для постановки подписи на грамотах, благодарственных письмах, которые не относятся к бланкам строгой отчетности.
Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т.
д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.
Составить этот документ можно так.
г. Москва 01.02.2011 Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.
Факсимильный аналог оригинальной подписи руководителя или ответственного должностного лица используется в делопроизводстве многих компаний. Например, если возникнет необходимость оформить срочный документ в тот момент, когда руководитель компании находится в командировке или отпуске.
Часто факсимиле использует сам руководитель, когда ему необходимо завизировать большое количество документов.
Широкое применение факсимиле в экономических, финансовых, юридических и налоговых правоотношениях связано с большим риском. Например, когда сотрудники используют подпись руководителя в его отсутствие.
В связи с этим в 2004 г. Министерство по налогам и сборам распространило письмо №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи».