Оглавление:
Бланк должен включать в себя следующие сведения:
В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.
как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки.
Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы.
Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:
как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:
Все движения кадров, имущества и прочие сделки в период хозяйственной деятельности предприятия фиксируются документально.
В отличие от формы для почты, она не имеет установленного шаблона.
Чтобы грамотно составить опись, потребуется внести следующие реквизиты: Название организации.
Номер перечня. Дата составления. Наименования переданных форм.
Отчетный период, к которому относится переданный пакет.
Срок хранения. Количество листов.
Расположение бланка.
В противном случае предприятию может быть начислен штраф.
Как уже отмечалось, опись документов в налоговую не имеет унифицированной формы.
Дата подготовки перечня и регистрационный номер.
Эта информация указывается в верхнем левом углу страницы.
Основной текст. Уместно начинать его с подобных слов:
«В соответствии с полученным запросом направляем Вам перечень документов…»
.
Здесь же следует прописать номер запроса от налоговой инспекции, отчетный период, к которому относятся справки, вид налогового режима. Помимо названия бланка, следует вносить количество листов и экземпляров.
Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах.
Также указывают, где именно в деле их можно найти.
Количество вышеперечисленных документов может исчисляться десятками. Но наличие описи этого не допустит:
Поэтому все дела, хранящиеся дольше 10 лет (или с неопределенным сроком), а также касающиеся личного состава, должны иметь такой вкладыш.
Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой. Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.
Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность. Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах!
Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю. В форме 107 заполняются строки: таблица вложенных документов:
общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности; отправитель (ФИО или название юрлица);
Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев.
После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.
В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении.
Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости. Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах.
Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы: Титульный лист.
Наименование описи. Оглавление.
Предисловие. Опись. Перечень сокращений, если они присутствуют в документе. Указатели. Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек (один из них является председателем).