Оглавление:
Требования к оформлению документов. — М., 1997, с. 2—3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России от 21.01 2000 № 9-ст «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р». 01 Государственный герб Российской Федерации; 02 герб субъекта Российской Федерации; 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 код организации; 05 код формы документа; 06 наименование организации; 07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке; 08 наименование вида документа; 09 дата; 10 регистрационный номер документа; 11 ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 место составления или издания документа; 13 гриф ограничения доступа к документу; 14 адресат; 15 гриф утверждения документа; 16 резолюция; 17 заголовок к тексту; 18 отметка о контроле;
С данным стандартом можно ознакомиться на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарта). Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и объединений независимо от их организационноправовой формы и вида деятельности.
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов. При этом следует иметь в виду, что требования данного стандарта носят рекомендательный характер.
Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и др.), которые называются реквизитами.
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом города от 1 февраля 1995 г.
№ 4-12 «О гербе и флаге города Москвы», другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается: ♦ органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения; ♦ окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города; ♦ районными управлениями органов исполнительной власти города; ♦ органами власти района – районной управой; ♦ представительствами органов исполнительной власти города; ♦ комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы. 2.3.5.
Подтверждение соответствий · обеспечение свидетельств того, что ранее запланированное было в действительности выполнено.
Распространение знаний · передача и сохранение опыта, накопленного компанией. Типичным примером являются стандарты компании, которые могут быть использованы как основа при разработке и проектировании новой продукции и направлений работы, так и в целях обучения нового персонала. Основные требования к управленческой документации приведены в таблице 1.
Таблица 1 — Требования к документации Требование Пояснение Комплексность Документация должна охватывать все аспекты (организационные, экономические, технические, правовые) деятельности, связанные с управлением организацией и обеспечением качества. Системность Документация должна быть строго взаимоувязанной, хорошо структурированной и распределенной по уровням управления.
Она должна давать четкое представление как о системе управления в целом, так и об отдельных ее элементах.
Органами государственной власти и органами местного самоуправления также принимаются нормативные правовые акты и методические рекомендации, которые устанавливают правила юридической техники и делопроизводства и содержат рекомендации по оформлению приложений к документам. Например:
В этом случае представляет интерес систематизация требований к приложениям правовых актов в Положении о порядке внесения проектов решений Думы города Покачи и юридико-техническому оформлению проектов решений и решений Думы города Покачи.
Указанный документ включает ст. 27 «Оформление приложений
В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе: § права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов; § состав применяемых в аппарате управленческих документов; § компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов; § порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью; § обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
§ Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования: § обеспечение юридической силы документа; § создание условий для оперативного исполнения документов; § возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях); § возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.Например, город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом города от 1 февраля 1995 г. № 4-12 «О гербе и флаге города Москвы», другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается:?
органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;?
5 из 19)
В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Например: Г. Р. Лужкову Прошу подготовить смету и проект договора к 30.07.2002 Ломакин 10.07.2002 Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.
ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа.
Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя.
Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.
(далее – ГОСТ Р 6.30–2003), а также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.
Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу или юридическую значимость.