Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
Среди целей ведения журнала можно выделить:
возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).
возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых.
Такие распорядительные акты могут отражать:
систему планирования;
выстраивание стратегии продаж;
задачи по расширению бизнеса.
вопросы хозяйственной деятельности;
порядок и структуру отчетности;
Типовыми приказами, записи о которых
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Приказами по основной деятельности являются следующие приказы:
Приказ О назначении Генерального директора
Приказ Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
Приказ Об установлении полной коллективной материальной ответственности
Приказ О сокращении численности и штата
Приказ О создании обособленного подразделения
Приказ Об обеспечении охраны коммерческой тайны
Приказ Об утверждении штатного расписания
и др.
Приказ Об утверждении формы расчетного листка
Приказ О введении безналичной формы оплаты труда
Срок хранения Приказов по основной деятельности — постоянно.
Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.
Справочник Бухгалтера
Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.
Обычно он включает следующие структурные подразделы:
главный раздел с информацией по регистрации бумаг.
раздел с перечнем ответственных за его ведение;
титульный лист;
На титульном листе приводят:
наименование документа;
наименование организации;
дату начала и окончания ведения.
В разделе об ответственных лицах фиксируют:
Полномочия этих сотрудников.
Их подписи.
ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:
О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
О назначении директора.
О введении в действие разработанного штатного расписания.
Об учреждении правил трудового распорядка.
Об образовании подразделения компании.
Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
О сокращении 1 или нескольких работников.
Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.
О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
Мнение экспертаОзерова МаринаЮрист, специализация наследственные, семейные, жилищные деламПолный список приказов по основным видам деятельности .
Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации.
Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности
Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде.
В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации. Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:
должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).
количество прошитых листов;
Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица.
Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть. Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.
Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)
Вы здесь:
Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений. По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ.
При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Например:
“В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
“К” – кадровые.
“КМ” – приказы по командировкам работников.
“О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
“ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.
Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.
Приказы по основной деятельности могут регулировать:
порядок отчетности;
вопросы планирования;
выстраивание стратегии продаж;
задачи по расширению бизнеса.
вопросы хозяйственной деятельности;
Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:
обеспечении коммерческой тайны.
о назначении директора;
введении штатного расписания;
создании филиала;
утверждении правил трудового распорядка;
Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).
Журнал регистрации приказов работодателя
Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.Стандартная форма журнала включает следующие графы:
номер
порядковый номер записи
сведения об ознакомлении
информация об исполнении
ответственный за исполнение
наименование заголовка (краткое содержание)
дата издания приказа
срок исполнения
Ф.И.О. (должность) подписанта
Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате.
При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном. Если работодатель закрепит в локальных актах, например, , необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Для этого руководству следует сразу определить круг обязанностей различных сотрудников, а также назначить ответственного за книги учёта управленческих документов.
Им постоянно приходится работать с многочисленными бумагами, так что для этого потребуются соответствующие знания.Есть несколько важных моментов, на которые следует обратить внимание при ведении управленческой документации:
форма отчётности должна соответствовать законодательству РФ;
журнальные записи делаются своевременно и точно.
вся распорядительная документации обязательно хранится в архиве в течение установленного срока;
Обратите внимание: согласно действующему законодательству наличие таких журналов обязательно, однако при этом не установлены строгие требования относительно формы.