Оглавление:
В частности, в бланках всегда должно быть:
Информационные письма могут быть самыми различными:
То есть, по сути дела, они могут составляться по самым разным поводам и обстоятельствам.
В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет.
Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор.
Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:
При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным.
Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма.
Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.). Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами) Уважаемые коллеги!
Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12. Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.
С уважением, Коллектив Технического бюро Институт «Оптика» Деловое письмо.
Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
Точку ставить позже заголовка не нужно.
Если ваше письмо связано с просьбой о получении техники, возрастания работника либо предоставления вероятности совершить деловую командировку, отличнее начать письмо с фразы «Умоляю разглядеть возможность…».6. Выскажете обстановку, сделайте пояснения, оформите таблицы либо графики, если нрав письма требует того. Выравнивание стержневой части документа следует установить по ширине страницы.
Всякая строка должна начинаться с отступа.7.
Эта статья для представителей аудитории под номером 3.
Если у вас уже есть такое письмо — это уже хорошо. Причём, не важно, какое. Важно, что вы уже стараетесь помочь своим пользователям.Но, если и этого нет, давайте вместе подумаем, как исправить эту ситуацию.Взгляните на письмо, которое я нашёл после 4-х часов разгребания мусора в поисковой выдаче:Это реальный документ, который я скачал с сайта образовательной компании.
Будем корректными, поэтому обойдёмся без имён и названий.Хорошо, что компания открыто предоставляет такой шаблон — за это БОЛЬШОЕ СПАСИБО и респект.
Аргументируйте свою позицию, по возможности подкрепляйте фактами, доказательствами.
В том случае, если ваше письмо-обращение является многоаспектным, соблюдайте последовательность изложения вопросов, просьб и т.д., не смешивайте все в кучу. Не лишним будет подчеркнуть важность ожидаемого от послания положительного результата. 2 Структура и композиция данной формы письма довольно стандартны.
В левом верхнем углу (либо рядом с вашей подписью) ставьте дату составления обращения. В правом же в полном объеме укажите кому и куда оно адресовано.
Сюда, к примеру, входят наименование учреждения, госоргана, департамента какого-либо муниципального образования, название организации и ее правовая форма, структурное подразделение, а также ФИО, пост, чин должностного лица. Если пишете физическому лицу, достаточно фамилии, инициалов, почтового адреса.
Ниже представьтесь сами, впишите свои адрес, телефон, при желании – электронную почту.
Обычное деловое письмо направляется на один адрес, а циркулярное – на несколько. Письма можно отправлять как традиционно, то есть по почте, так и посредством факсимильной, телеграфной, телетайпной связи, а также электронной почтой.